Ahorro de costes con Google Apps (I). Puesta en marcha.

Como no podía ser de otra manera, en tiempos de crisis hay que sacar dinero hasta de debajo de las piedras. En las empresas actuales, fuertemente basadas en las tecnologías de la información, el problema es aún mayor debido a los costes de licencias de software, al hardware, y al mantenimiento de todo el tinglado.

Sin embargo, hay otra forma de hacer las cosas (otro "paradigma" que dirían los New Age). La cuestión es usar recursos basados en lo que ahora llaman la "nube", y combinarlos con software gratuito libre. Esto nos da unas ventajas muy claras:

• Reducción de hardware
• Reducción de comunicaciones y publicación de equipos y servicios
• Reducción de coste de mantenimiento
• Disponibilidad global
• Ahorro en licencias
• Apoyo de una enorme comunidad de desarrolladores y usuarios.
• Los gallifantes que te dan en tu empresa por salvar los presupuestos anuales gracias a tanto ahorro

En definitiva, este es el primero de una serie de artículos donde demostraremos que existen alternativas reales a la tendencia clásica en nuestro país: servidores Windows, suite de producción Microsoft Office, comunicaciones con Microsoft Outlook y servidor de correo Microsoft Exchange.

Este último parecería el producto "irreductible" ya que muy pocas compañías se atreven a prescindir de él. Sin embargo en estas entradas mostraré algunas pistas e indicaciones de cómo es posible retirar los Exchange de la empresa sin que la producción se resienta.

La madre del cordero

Todo esto gira en torno como decía antes a la integración de los servicios de IT en la "nube", palabro que está ahora muy de moda y que viene a hacer alusión al uso de servicios externos, basados en Internet y en tecnologías WEB (especialmente AJAX), de tal forma que toda la información se guarda en la Red, y se trabaja con un simple navegador.

Hay una palabra clave detrás de todo esto: Google.

Alguno ya se estará preguntando:

"Aparte del mejor buscador de la historia, los álbumes de fotos Picasa, el correo GMail, la fantástico motor de cartografía integrada con los demás servicios, los blogs y listas de correo gratuitos, el Reader, los Libros online, el mejor navegador Web de la historia, el GoogleTalk, el repositorio de código abierto y el Orkut, ¿qué ha hecho Google por nosotros?"

Pues la respuesta es sencilla: Google Apps.

Google Apps es una suite de programas accesibles vía web, que permiten, de forma integrada con nuestra cuenta Google, crear, editar, subir, almacenar, compartir, enviar casi cualquier tipo de documento, incluyendo hojas de cálculo, procesador de texto, presentaciones, etc., permitiendo intercambiar datos entre ellos, convertirlos al vuelo a PDF y mil cosas más, crear sitios WEB de manera visual, y alojarlos. Gratis.

¿Pero qué es lo mejor de todo? Lo mejor es que Google nos permite acceder a dicha suite de programas usando nuestro propio dominio de Internet. De esa forma, podemos tener (en la versión gratuita) hasta 50 cuentas de correo electrónico, con 7GB de almacenamiento cada una, accesibles desde IMAP, POP3, WEB y con 1024MB para almacenar documentos creados en Google Apps.

Además, todo funciona de forma muy "2.0" permitiendo empotrar documentos en una web (como se hace por ejemplo con un video de Youtube), enviar el link, escoger el nivel de acceso para cada usuario, etc. Esto muy a grandes rasgos, si nos metemos a fondo, combinando los "gadgets" y las opciones del "Lab" las posibilidades son infinitas.

Este será pues, el núcleo de nuestro proyecto (a desarrollar en los siguientes capítulos) para sustituir una infraestructura de colaboración empresarial típica montada sobre Exchange y Microsoft Office, en otra totalmente gratuita, flexible y eficiente.

¡Hasta el infinito y más allá!

Pues allá vamos. Lo primero que necesitamos es lógicamente, tener un nombre de dominio de nuestra organización para usar con este servicio. Además, necesitamos tener control sobre la tabla de registros DNS de dicho dominio, lo cuál es un servicio básico y habitual de cualquier proveedor de dominios.

Para realizar estos artículos, he registrado en www.godaddy.com un dominio que usaré para este mismo blog: debugmachine.com. Una vez activado y comprobado que tengo acceso a la tabla DNS de dicho dominio, me  dispongo a darlo de alta en el servicio "Google Apps Standard Edition". Hay modalidades de pago con infinitas prestaciones orientadas a grandes compañías; de momento iremos a la gratuita, que nos sobra y nos basta.

Nos dirigimos al siguiente enlace:

http://www.google.com/a/cpanel/domain/new

Colocamos nuestro nombre de dominio, y continuamos:

En la siguiente pantalla, rellenamos los datos y continuamos. En el paso 3, tenemos que escoger un nombre de usuario que se usará como administrador de todo el tinglado, pero no recomiendo que lo uséis como usuario en sí mismo (para recibir correo, trabajar, etc.). Yo he escogido admin.

Elegís una password, aceptáis las condiciones y seguimos adelante.

Aquí ya nos aparece el panel de control de Google Apps integrado con nuestro dominio. Podéis mirar por encima que tenemos opciones para cambiar el comportamiento de las distintas aplicaciones: Google Docs, el Chat, Contactos compartidos, integración con teléfonos móviles, etc. Pero antes de poder activar cada uno de estos servicios, es necesario un paso importantísimo, que es demostrarle a Google que dicho dominio es nuestro y que tenemos control DNS sobre el mismo.

Para ello hay que clickar el enlace mostrado aquí:

Google nos ofrece dos maneras de validar nuestro dominio: subiendo a nuestro servidor web un archivo HTML que ellos nos dan, o bien creando un registro CNAME en la tabla DNS del dominio. Puesto que yo no tengo un servidor web vinculado a este dominio, me decanto por el segundo método.

Aquí viene el primer paso peliagudo de esta operación; esto lo necesitamos realizar en la tabla de gestión DNS de nuestro dominio. En mi caso dicha tabla está en GoDaddy, que es a quien he comprado el dominio. Tendré pues que ir allí y dar de alta los datos que me pide Google. Consiste en crear un registro de tipo "CNAME", cuyo nombre y destino son los siguientes:

Dicho CNAME lo doy de alta en mi proveedor de dominios (este paso varía para cada proveedor, pero en esencia debe ser un proceso similar). El panel de control DNS puede también estar bajo el nombre "Nameservers". Una vez localizado, agrego un nuevo registro de tipo "CNAME" (o "alias"):

Y completo los datos con lo indicado por Google:

Una vez aceptado el cambio, pasados unos minutos ya debería aparecer en la lista de alias o CNAMEs:

Ahora hay que dejar reposar el estofado, para que tenga más sabor, y para que estos cambios se propaguen a través de todos los DNS de la Red. El proceso en teoría puede tardar hasta 48 horas, pero en la práctica no suele tardar más de una hora o dos.

Una vez esto ocurra, volvemos a la pantalla de Google para verificar si dicho cambio ya se ha propagado. Si aún no, sólo hay que ser paciente y esperar un poco más. Una vez conseguido, Google dará por bueno el dominio y ya podremos pasar al siguiente paso:

Ahora nuestro dominio ya está legítimamente vinculado a Google Apps y podemos comenzar a activar servicios. Los servicios en principio disponibles para Google Apps Standard Edition son los siguientes:

• Mail
• Calendario
• Documentoss
• Chat
• Contactos
• Sitios web
• Móvil

Aparte, nos permite desarrollar nuestras propias aplicaciones e integrarlas aquí, pero eso obviamente escapa al alcance de esta serie de artículos.

Comienza el espectáculo

Lo primero y más evidente que activaremos será el mail. Se trata del mismo servicio de correo GMail, pero bajo nuestro dominio, en este caso @debugmachine.com. Para activar dicho servicio, vamos al panel de control principal y buscamos el link Activar el correo electrónico.

Aquí viene el segundo punto delicado de la operación: de nuevo tenemos que ir al panel de gestión DNS de nuestro dominio para modificar los registros de tipo MX (que son los asociados al correo electrónico).

En este caso, Google ya ha detectado que mi proveedor es uno bien conocido, GoDaddy.com, y me muestra las instrucciones específicas para el mismo, que reproduzco a continuación:

1. Accede a tu cuenta en http://www.godaddy.com.
2. Abre la pestaña Domains y selecciona My Domain Names. El sistema te dirigirá a la página Manage Domains.
3. Haz clic en el nombre de dominio que deseas utilizar con Google Apps.
4. En el panel Domain Details que queda a la derecha, selecciona el icono + debajo del elemento de lista Total DNS Control. Aparecerá una sublista.
5. Haz clic en la entrada con el título Total DNS Control And MX Records. Aparecerá el panel Manage MX Records, and DNS Zone File.
6. Haz clic en Launch Total DNS Control Manager Aparecerá la ventana DNS Manager.
7. Borra todos los registros MX existentes haciendo clic en Delete.
8. Haz clic en OK en el cuadro de diálogo de confirmación.
9. Una vez que hayas suprimido todos los registros existentes, haz clic en Add New MX Record. Aparecerá MX (Mail Exchangers) Record Wizard.
10. Para cada registro MX, introduce la información de acuerdo con los datos de la tabla siguiente.

• Para el menú desplegable Select the Priority Value, introduce el valor de prioridad.
• Para Enter a Host Name, deja la configuración predeterminada en @.
• Para Enter Goes To Address, escribe el nombre del servidor de Google en la tabla siguiente. Comprueba que hayas incluido el punto al final de cada registro.
• Para el menú desplegable Select TTL Value, escribe 1 Week. Aparecerá como 604800 seconds en el sistema de DNS.

PriorityValue	HostName	Goes To Address (Mail Server)	TTL Value
10	@	ASPMX.L.GOOGLE.COM.	1 week
20	@	ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.	1 week
30	@	ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.	1 week
40	@	ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.	1 week
50	@	ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.	1 week

11. Haz clic en Continue.
12. Haz clic en Add para confirmar cada entrada. La página principal de DNS Manager volverá a aparecer cuando hayas terminado.

Una vez añadidos deben aparecer en vuestro panel DNS. Dejamos un ratito para que se propaguen los cambios, y ya podemos apretar el botón de confirmación en el panel de control de Google.

Una vez terminado, nos vamos a la configuración del correo electrónico. Lo primero recomendable es crear una URL intuitiva para acceder a los distintos servicios a través de la WEB. Esto se realiza en la opción "Cambiar url". Una vez ahí, clickamos de nuevo en "Cambiar URL para todos los servicios". En esta página escogemos los subdominios que apuntarán a cada servicio. Yo he dejado los que me sugiere el propio Google. Me gustan.

Ahora de nuevo tenemos que ir al panel de control DNS de nuestro dominio (GoDaddy en mi caso) para dar de alta los correspondientes alias para cada servicio. El proceso es igual que cuando hicimos la verificación de dominio, es decir, añadiendo un registro de tipo CNAME para cada uno de  los anteriores, apuntando en este caso a ghs.google.com. Una vez terminado debe quedar similar a esto:

Ahora, dejando propagar los cambios, ya disponemos de nuestro flamante GMail, Calendar, Docs y Sites, accesibles por sus respectivas URLs.

Antes de nada, vamos a dar de alta una cuenta de correo personal. Para ello, aún en el panel de control de nuestro dominio, vamos a "Usuarios y grupos" (en la parte superior). Pulsamos en "Crear un nuevo usuario" y sólo tenemos que completar los datos:

Así de fácil. Ahora sólo falta dirigirnos a la url del correo: http://mail.debugmachine.com y entrar con cualquiera de las dos cuentas creadas:

Y como cabía esperar, aquí tenemos nuestro flamante GMail (y el resto de servicios) con nuestro dominio:

Para poder seguir administrando el dominio y todo su potencial, es necesario volver a entrar al mail, pero esta vez con el usuario "admin" que dimos de alta al principio de todo el proceso. De este modo nos aparecerá un link llamado "administrar este dominio".

Pues por hoy lo dejamos aquí. En la siguientes entregas veremos más cosas interesantes:

• Cómo sacar partido al sistema de etiquetas y filtros de Gmail.
• Cómo acceder al buzón a través de Outlook, Thunderbird, etc. (usando el protocolo IMAP)
• Cómo sincronizar nuestros contactos con los de Gmail
• Cómo usar los calendarios de Google y cómo vincularlos a Thunderbird
• Cómo usar una libreta de contactos compartida entre miembros, y cómo usar calendarios y buzones compartidos.
• Cómo asociar otros nombres de dominio que tengáis para que trabajen como alias del principal con Google Apps.
• Cambiar el look & feel de Google Apps para incluir nuestros logotipos y colores corporativos.
• Otras muchas cosas...

Mientras tanto os voy dejando digerir esta parte inicial antes de meternos en otras guerras. Espero vuestros comentarios y espero poderos ayudar con cualquier duda que os surja.

Au revoir!

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