Ahorro de costes con Google Apps (II). Configuración de Gmail

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Continuamos esta serie de entradas dedicadas a "medidas-anticrisis" para empresas, y basadas en los servicios gratuitos de Google.

En el post anterior vimos cómo dar de alta un servicio de Google Apps integrado con un dominio de nuestra propiedad como punto de partida. Dado que, entre otras cosas, nuestro principal objetivo es conseguir retirar los servidores de correo y colaboración Microsoft Exchange, vamos a estudiar ahora algunos ajustes necesarios al servicio de Gmail, y Google Apps orientados a dicha finalidad.

Un servidor Exchange provee diferentes funcionalidades muy típicas en cualquier empresa. Estas ahora han de ser sustituidas o emuladas con distintas alternativas. A continuación expongo el resumen del planteamiento propuesto:

Llegados a este punto es importante una advertencia: las equivalencias de servicios reales y los propuestos no son exactas, e implica cierta adaptación a esta configuración, tanto en tareas administrativas como de los propios usuarios finales. No obstante, y puesto que la ofimática no nació con el Exchange ni con el Outlook, es justo pedir a los usuarios de nuestro dominio un poco de esfuerzo en adaptarse a una serie de ligeros cambios en su manera de trabajar; como recompensa, podrán disfrutar de muchas ventajas nuevas que harán el trabajo más cómodo a la larga, y la empresa podrá ahorrar una fortuna. Y para los que crean que se puede tener un Exchange pirateado de por vida, sé de buena tinta que Microsoft puede llamar a tu puerta cuando menos te lo esperes.

CONFIGURACIONES INICIALES

Vamos primero a configurar pequeños detalles que nos harán nuestra estancia en Google Apps más agradable.

Entramos al panel de control de nuestro dominio a través del siguiente enlace:

http://www.google.com/a/cpanel/debugmachine.com

Si tenéis algún otro dominio registrado y queréis que se comporte como alias del principal, ahora es el momento de agregarlo. 

De esta forma, podemos también registrar el dominio ficticio "thedebugmachine.com", como variante del principal.

Así, si por ejemplo ya tenía creado un e-mail llamado joseangel@debugmachine.com, automáticamente dicho buzón también recibirá los mails enviados a joseangel@thedebugmachine.com.

Para ello seleccionad esta opción:

Ahora sólo hay que escribir el nombre del dominio que queremos agregar como "alias" y continuar:

Nos aparecerá una ventana para invitarnos a comprobar que el dominio en efecto es de nuestra propiedad. El procedimiento es exactamente el mismo descrito en el capítulo anterior.

Ahora podemos ir a "Apariencia" y darle un poquito de nuestro "look & feel" subiendo nuestro propio logo. Ha de estar en GIF o PNG y pesar no más de 20KB. En la misma pantalla podemos escoger nuestros colores corporativos.

CREACIÓN Y GESTIÓN DE BUZONES Y GRUPOS

El siguiente paso es replicar todo el contenido del servidor de correo actual en el propio Google Apps. Para ello Google nos ofrece dos métodos en la versión Standard Edition (en la edición Premier existen herramientas de integración mucho más sofisticadas):

• Crear individualmente cada buzón (recomendado si el número de altas no es muy grande)
• Importar un archivo CSV (valores separados por comas) con todos los buzones.

Dicho CSV se puede crear con cualquier hoja de cálculo, pero lo apropiado ahora para ir viendo el funcionamiento de toda la suite, es hacerlo con el propio Google Docs. Nos vamos a http://docs.debugmachine.com y pulsamos en "Crear nuevo" y "Hoja de cálculo". Nos aparecerá una hoja de cálculo en la que podemos importar un archivo de Excel previamente creado con todos los usuarios (dicho Excel, a su vez, se puede crear exportando la lista de buzones desde el propio Exchange). La estructura, incluyendo la fila con los nombres de los campos ha de ser la que se muestra a continuación:

Una vez tengamos todos los usuarios definidos, lo grabamos como archivo CSV haciendo click en "Archivo" y en "Descargar como > CSV (hoja actual)":

Con el CSV ya descargado en nuestro ordenador, nos vamos, en el panel de control del dominio, al menú "Herramientas avanzadas" y hacemos click en la opción "Actualización masiva de cuentas de usuario":

Ahí ya sólo tenemos que subir el archivo y Google automáticamente dará de alta todos los buzones.

Todos los buzones dados de alta implican en sí mismos una cuenta de acceso Google Apps, por lo que cada uno además de sus 7,4GB de correo, dispondrán de 1024MB para crear o subir documentos online, además de estar automáticamente integrado en la lista global de direcciones y en el Google Talk (chat y llamadas de voz sobre IP).

ACTIVANDO LOS CONTACTOS COMPARTIDOS

Por defecto, el servicio "Google Contacts" no viene activado en las Google Apps para empresas, así que tendremos que activarlo. Para ello iremos a la pantalla principal de gestión, donde salen los iconos de todos los servicios y pincharemos en la siguiente opción:

Configuración del servicio

• Añadir más servicios

Ahí buscamos el icono de "Contactos" y lo agregamos. Además, podemos añadir otros servicios experimentales o de terceros, si vamos al "MarketPlace". Aunque esto supone un potencial infinito de Google Apps como herramienta de gestión, no vamos a profundizar por el momento en ello. Espero dedicar más adelante una nueva serie de posts centrándome en el potencial de MarketPlace y en un ranking de las mejores aplicaciones para añadir a nuestras Google Apps.

Una vez agregado el servicio de Contactos, debemos activar la función de compartir la libreta global de direcciones, en el menú "Usuarios y grupos" y "Configuración":

CREACIÓN DE LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

Podemos crear cuantas listas de distribución (grupos) deseemos. Para ello vamos al mismo menú de "Usuarios y grupos" y esta vez a "Grupos". Podemos crear uno nuevo y seleccionar todas las direcciones que queremos que formen parte de esa lista de distribución (pueden ser direcciones internas o de cualquier otro dominio de Internet).

Añadiremos una dirección de e-mail para identificar ese grupo y escogeremos los permisos de acceso (para decidir si el grupo es accesible sólo dentro de la organización, o también desde Internet). Es bastante flexible en ese aspecto.

El siguiente paso es escoger los miembros de dicho grupo escribiendo las direcciones en el recuadro correspondiente. También hay una opción para escoger que sea un grupo global (todos los destinatarios).

CONFIGURACIÓN DE UN BUZÓN DE CORREO

Una vez hecha la configuración global del servicio, hay que activar algunas funcionalidades de manera individual en cada buzón. Para ello hay que entrar ya como si fuésemos el propio usuario, ya que muchas de las opciones que nos interesan están ubicadas en el menú de configuración del webmail de la cuenta Gmail. Esto es sin duda una carencia administrativa, pero se debe a que estamos trabajando con el servicio Standard Edition. Si se contrata la Premier Edition, las posibilidades administrativas mejoran sustancialmente.

Cerramos la sesión de administrador, y abrimos la cuenta del buzón que queremos preparar en la URL que en su momento creamos para tal fin: http://mail.debugmachine.com.

Una vez dentro, nos vamos a "Configuración" (arriba a la derecha). Lo primero de todo es activar algunas opciones añadidas que nos vendrán muy bien para hacer un uso más productivo del correo y mejorar la interacción con Outlook o Thunderbird. Para ello Google nos da las "Google Labs".

Una vez dentro activaremos los siguientes plug-ins:

• Controles avanzados de IMAP
• Imágenes en el chat
• Inserción de imágenes
• Respuestas prediseñadas

Guardamos los cambios y después nos vamos a la opción "Reenvío y correo POP/IMAP" donde activaremos el protocolo IMAP (¡imprescindible, es el núcleo de todo el jaleo que estamos montando!).  Nos aseguramos de que la opción "Borrar los mensajes inmediatamente cuando los marco como eliminados en IMAP" está seleccionada (también necesario si queremos seguir usando Outlook como cliente de mensajería).

Ahora nos vamos a "Etiquetas". Gmail lo que permite es etiquetar los correos con diferentes etiquetas creadas por nosotros. Un mismo correo puede tener varias etiquetas a la vez. Sin embargo, dichas etiquetas, son expuestas por el servicio IMAP como carpetas. Y viceversa, o sea, las carpetas de correo que hayamos creado en nuestro cliente (Outlook, Thunderbird, iPhone o cualquier otro) aparecerán como etiquetas en el webmail. Por tanto, es importante también, para tener un entorno ordenado y agradable, eliminar del IMAP las etiquetas que no queremos ver como carpetas en el programa de correo:

Para finalizar por el momento la configuración del buzón, nos vamos a "Configuración" > "Temas" (aviso: esta opción no saldrá disponible con el navegador Internet Explorer 6 o anterior, pues está pensada para los nuevos estándares). Aquí podemos escoger el aspecto de nuestro webmail para hacer un entorno más agradable y acorde a nuestra organización. Algunos de los "temas" van cambiando dinámicamente según la hora o la zona del planeta en la que vivamos. Yo he escogido el que se muestra en la foto:

Muchas opciones de nuestro Exchange que antes hubiésemos administrado desde la consola de "Usuarios y equipos de Active Directory" encuentran su equivalencia en el "Panel" de Google Apps. Sin embargo, otras muchas hay que ir a buscarlas a la configuración personal de cada buzón; al igual ocurre con algunas opciones del cliente Outlook (por ejemplo, el mensaje de "Fuera de oficina"). A continuación se muestra una relación de algunas tareas administrativas típicas y su actual emplazamiento:

Tarea	Ubicación clásica	Nueva ubicación
Crear nuevo buzón	Usuarios y equipos de AD	Panel de Google Apps
Crear nueva lista o grupo	Usuarios y equipos de AD	Panel de Google Apps
Agregar dirección de e-mail	Usuarios y equipos de AD	Panel de Google Apps
Cambiar contraseña	Usuarios y equipos de AD	Panel de Google Apps o Configuración del buzón Gmail
Reenviar los correos a otra dirección	Usuarios y equipos de AD	Configuración del buzón Gmail
Activar mensaje de "fuera de oficina"	Outlook	Configuración del buzón Gmail
Reglas y alertas	Outlook	Filtros y etiquetas (webmail)
Activar protocolos POP3 o IMAP4 de un buzón	Usuarios y equipos de AD	Configuración del buzón Gmail

Ahora ya estamos preparados para ir a nuestro cliente de correo favorito y atacar al buzón de la cuenta Gmail. En el siguiente artículo veremos cómo configurar el Outlook para ello, intentando que la experiencia sea bastante similar a la de trabajar con el Exchange y para también poder migrar todo el correo de una cuenta a otra.

No obstante, será sólo una parada intermedia antes de ir a nuestro objetivo final como sustituto íntegro de Outlook: Mozilla Thunderbird.

Se puede enunciar, a modo de regla de tres, que "Thunderbird" es a "Microsoft Outlook" como "Firefox" es a "Internet Explorer". Con eso queda dicho todo, creo.

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